UBAH
KELUHAN
MENJADI
KEPUASAN
Digitalisasikan alur penanganan Komplain / Keluhan dan pastikan setiap isu selesai dengan puas !
UBAH
Tantangan / Permasalahan
PENANGANAN KOMPLAIN
SOLUSI DIGITAL KOMPLAIN
Sistem ticketing yang mengintegrasikan seluruh operasional dalam satu ekosistem digital yang berbasis data
QR-Based Creating
Mempercepat pembuatan komplain dengan scan QR di area atau aset tertentu—instan dan akurat.
Automated Routing
Tiket keluhan otomatis diteruskan ke layanan terkait sesuai dengan kategorinya (MEP, SEC, HKP).
Visual Validation
Validasi menggunakan bukti foto before-after dengan timestamp real-time untuk menjamin akuntabilitas.
Dashboard Monitor
Dashboard interaktif yang menampilkan status tiket, performa tim, dan tren keluhan dalam satu layar utama.
ALUR KOMPLAIN / KELUHAN
Transformasi operasional keluhan menjadi alur kerja yang sistematis, transparan dan dapat dilacak
Sistem dimulai dengan pemindaian kode QR pada aset atau lokasi spesifik oleh staf atau tenant. Proses ini secara otomatis mengunci data lokasi dan identitas aset ke dalam database, mencegah kesalahan input manual dan memastikan titik masalah teridentifikasi dengan presisi tinggi. (step 1 -3)
Setelah laporan masuk, sistem secara cerdas menjalankan algoritma distribusi. Berdasarkan kategori kerusakan (seperti teknis, kebersihan, atau keamanan), ticketing engine langsung meneruskan notifikasi tugas ke departemen terkait (MEP, Housekeeping, atau Security) sesuai dengan SLA (Service Level Agreement) yang telah ditentukan sebelumnya. (Step 4)
Setelah perbaikan dilakukan, teknisi diwajibkan mengunggah bukti foto after untuk disandingkan dengan foto before yang dilengkapi stempel waktu (timestamp) dan koordinat geolokasi. Tiket hanya dapat dinyatakan “Selesai” setelah divalidasi oleh sistem atau penyelia, menutup alur kerja dengan jejak audit yang akurat. (step 4 -5)
MANFAAT MGT. KOMPLAIN
High Service Level Agreement
Penyelesaian masalah secara terukur melalui alur kerja yang disiplin demi menjaga kepuasan Pengguna.
Audit Trail yang Kuat
Seluruh data aktivitas tersimpan rapi, memudahkan proses pelaporan (reporting) manajemen bulanan.
Optimasi Produktivitas
Tim lapangan dapat fokus mengerjakan tugas prioritas berdasarkan data real-time ticketing yang masuk.
Meningkatkan Retention
Kecepatan respon dan konsistensi adalah kunci utama tercapainya kepuasan Pengguna gedung/fasilitas.
Ubah Setiap Pengaduan
Menjadi Bukti Keunggulan Operasional
Realita Operasional
Satu keluhan yang luput adalah bom waktu yang siap meledak di media sosial.
Putus rantai keluhan sebelum menjadi viral !
Housekeeping
Laporan komplain menjadi pertimbangan tim dalam membuat kategori berdasarkan tingkat urgensi sehingga prioritas tindakan pemulihan dilakukan dengan terukur dan termonitor.
Security
Laporan komplain dapat diklasifikasikan berdasarkan potensi gangguan keamanan maupun ketertiban, sehingga manajemen dapat merumuskan langkah mitigasi serta kewaspadaan.
MEP / Engineering
Disinilah kolaborasi antar layanan nampak (teamwork). Teknisi dapat menelusuri keluhan lebih mendalam dari user sehingga penanganan (troubleshooting) menjadi efektif dan minim downtime.
Manajemen Proyek
Tim menggunakan data komplain untuk melihat tren kerusakan berulang. Data ini mendasari keputusan apakah mengganti atau melakukan peremajaan total daripada hanya perbaikan tambal-sulam.
Support Services
Sebagai pusat informasi kepada pengguna (customer relationship management) berupa kepastian tidak ada laporan yang "menguap" dan menjaga reputasi melalui transparansi dalam penyelesaian masalah.
